An der Hochschule Flensburg studieren ca. 3.000 Studierende in mehr als 20 Studiengängen im Bachelor- und Masterbereich. Die Hochschule verfügt über eine moderne Raum- und Laborinfrastruktur auf einem großzügig ausgestatteten Campus. Durch die Lage an der Ostsee ist die Fördestadt Flensburg ein attraktiver Wohnort und bietet vielfältige Freizeitmöglichkeiten.
An der Hochschule Flensburg werden zum nächstmöglichen Zeitpunkt
zwei Personen für Sekretariatsarbeiten für das Präsidiumsvorzimmer (d/m/w)
in Vollzeit gesucht.
Wir suchen zwei motivierte Persönlichkeiten, die das Vorzimmer des Präsidiums der Hochschule Flensburg zu einem offenen und freundlichen Empfangsbereich machen.
Stelle 1: Vollzeit unbefristet im Rahmen einer Nachfolge
Stelle 2: Vollzeit befristet auf mind. 12 Monate im Rahmen einer Krankheitsvertretung
Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung an, ob Sie sich für beide Stellen oder nur für Stelle 1 oder Stelle 2 interessieren.
Das ausgeschriebene Aufgabengebiet umfasst:
Übernahme klassischer Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, dazu gehören insbesondere:
- Terminplanung für die Mitglieder des Präsidiums
- allgemeiner Schriftverkehr in zunehmend digitaler Form
- Organisation und Vorbereitung von Meetings
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Veranstaltungsmanagement
- allgemeine Verwaltungsaufgaben (u. a. Abwicklung des Posteingangs, Mitwirkung bei Dienstfahrzeug- und Sitzungsraumvergabe, Sitzungsvorbereitungen) sowie
- administrative Aufgaben wie Aktenführung, Ablage und Archivierung
Das Anforderungsprofil
Um erfolgreich in unserem Team mitzuarbeiten, bringen Sie folgende Voraussetzungen mit:
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kauffachlichen Büromanagement oder eine verwaltungsfachliche Ausbildung
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im Verwaltungsbereich einer Hochschule oder einer anderen öffentlichen Einrichtung
- einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- ein freundlich bestimmtes Auftreten sowohl in der unmittelbaren als auch der digitalen Kommunikation
- Hilfsbereitschaft, Flexibilität und Kollegialität auch in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens
- routinierte Kenntnisse in den MS Office Anwendungen (Word, PowerPoint, Excel, Outlook)
- Selbständigkeit bei allen anfallenden Tätigkeiten
Zudem wäre wünschenswert:
- die Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift, vergleichbar mit mind. Niveau B 2 des GER (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen des Europarates)
Bei im Ausland erworbenen Abschlüssen ist ein Nachweis über die Anerkennung in Deutschland erforderlich. Bitte reichen Sie diesen zusammen mit Ihren Bewerbungsunterlagen ein.
Wir bieten Ihnen
- eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 TV-L
- 30 Tage Erholungsurlaub und bis zu 5 Tage Bildungsurlaub nach dem Weiterbildungsgesetz Schleswig-Holstein im vollen Kalenderjahr
- Möglichkeit der Nutzung von Homeoffice
- ein vielfältiges, kostenloses Kursangebot durch das Lern- und Sprachenzentrum
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- die Nutzung des Sportzentrums zu vergünstigten Konditionen
- Möglichkeit der Nutzung von Fahrradleasing
- Ermäßigungsmöglichkeit für das Deutschland-Jobticket/NAH.SH-Jobticket für Bus und Bahn
- eine interessante, abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit auf einem schönen Campus im hohen Norden
- ein angenehmes Arbeitsklima in familienfreundlicher Umgebung in einem engagierten, kompetenten Team
- ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, das Sie mitgestalten und mitentwickeln können
Sofern der Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung besteht, sollte dies in der Bewerbung vermerkt sein.
Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein und prüft, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen, insbesondere mit bei der Agentur für Arbeit arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldeten schwerbehinderten Menschen, besetzt werden können. Personen mit einer Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir möchten die Vielfalt der Biographien und Kompetenzen an der Hochschule fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben, gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache.
Wir streben in allen Beschäftigungsgruppen eine chancengleiche Beteiligung von Frauen an. Daher werden Frauen im Falle einer Unterrepräsentation bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung der Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Landesregierung. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerberinnen und Bewerber besonders angesprochen.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber/innen.
Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (mindestens Lebenslauf, Schul-, Ausbildungs-, Arbeitszeugnisse), bei Bewerbungen aus der öffentlichen Verwaltung mit einer aktuellen Beurteilung und ggf. einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte, reichen Sie bitte bis zum